一、年度计划申报

每年11月底至12月，各二级单位统筹梳理次年拟举办的国际学术会议，严格对照上级及学校相关工作通知要求，编制下一年度国际会议举办计划，按规范流程报送至学校国际交流处，完成年度立项申报工作。

二、会前正式报批

已纳入年度获批计划的国际会议，举办单位须在会议召开前至少3个月，提交全部申报材料。经校内逐级审核后，由学校国际交流处统一报送江苏省教育厅及省委省政府审批，获批后方可举办国际会议。

三、组建专班筹备

成立专项会议筹备工作小组，明确岗位职责、细化工作分工，统筹推进会议方案制定、嘉宾邀约、议程编排、场地布置、宣传筹备等各项会前准备工作，保障会议有序筹办。

四、会议正式举办

按照获批会议方案、涉外管理及保密工作要求，规范组织开展会议各项议程，做好参会人员接待、会场管理、秩序维护、过程记录等工作，确保会议安全、规范、有序举办。

五、会后材料归档报备

会议结束后请做好报导及会后材料归档工作。国际处将按期向上级主管部门完成会后备案上报工作。

六、财务结算报销

会议工作完成后，办会单位严格遵照学校财务管理相关规章制度，整理合规报销凭证与材料，依规办理会议经费结算报销手续。

以上材料准备齐全后打包发至visasuda@suda.edu.cn

由国际合作交流处按程序上报江苏省教育厅履行报批手续。

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